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Children's Grief Support Services 

Camp Erin Montgomery County
Application Instructions

Camp Erin Montgomery County
Friday, May 2 - Sunday, May 4, 2025

Registration Deadline is April 4, 2025

​

Thank you for your interest in Camp Erin, an overnight weekend camp for children and teens, who are grieving the death of someone close to them. Please see below for detailed instructions on completing the application process.

​

For information,

on Camp Erin Montgomery, contact Eva Cowen, 
301-869-4673 
evac@caringmatters.org

Camp Erin Application Instructions

​Instrucciones de solicitud del Campamento Erin

Camp Application Instructions

Camp Erin Application Instructions

Dear Interested Camp Erin Families,  

  

Please read the following instructions carefully before you begin to fill out the application! 

 

  1. You will need to fill out the application in one sitting.  Unfortunately, there isn’t a way to save it and come back to it later.  We have found that it times out after being idle for about 30 minutes.  To help you fill out the application more easily, here is a list of the information you will need to have: 

 

    1. Health Information 

      1. Your child’s physician’s name, phone number  

      2. Medical insurance company, policy number and group number 

      3. Medications your camper is taking – both prescription and over the counter. 

 

    1. Emergency contact information – someone who is authorized to pick up your camper if you cannot be reached 

      1. Name 

      2. Address 

      3. Phone number 

 

  1. There are 3 different release forms in this application from each of the organizations working together to run Camp Erin.  The Eluna release form is lengthy and written by lawyers. To help, we have included a summary of the release form written in more straightforward language so that you understand what you are signing. 

 

The Eluna release form does not give you a box to check if you do NOT authorize the use of your camper’s photos from Camp Erin Weekend.  If you DO NOT want your camper’s photos used for Eluna publicity, you can write “NO PHOTOS” in the very last box labeled “Additional details, use only as directed” 

 

  1. Once you fill out all the required fields and entered you will be able to click the “submit” button to send your application.  When you click this button, you will then need to go back to your email inbox and click on the confirmation link sent to you by Adobe. 

 

  1. Once we receive your application, Leah Schwartz, Camp Erin Clinical Director, will reach out to you to set up an intake meeting for you and your camper. 

 

  1. We also need two photographs from you that you can email directly to Eva at evac@caringmatters.org 

    1. A photo of your camper’s loved one 

    2. A photo of your camper 

 

If you have any questions at all, please do not hesitate to reach out.  301-869-4673 or evac@caringmatters.org. 

 

Please click on this link or the button above to fill out the application.*You must fill out a separate application for each camper.

Camp Application in Spanish

​Instrucciones de solicitud del Campamento Erin

Estimadas familias interesadas en Camp Erin:

 

Por favor leer las instrucciones cuidadosamente antes de llenar la aplicación.

 

  1. La aplicación tiene que llenarla toda de una vez.  Desafortunadamente, no hay manera de que pueda guardarla y volver para finalizarla.  Hemos descubierto que el sistema lo sacara después de estar en espera por 30 minutos.  Para que el proceso sea más fácil, le proporcionamos una lista de información que necesitará tener a la mano. 

 

a. Información Médica

1. Nombre, dirección y teléfono del Pediatra de su niño(a)

2. Nombre de la compañía de seguro, numero de póliza, y grupo.

3. Medicamentos que su niño(a) está tomando. Con y sin receta médica. 

b. Información de Emergencia – alguien que está autorizado de llevarse al niño(a) si usted no puede ser localizado.

1. Nombre

2. Dirección

3. Número de teléfono

 

  1. Hay 3 tipos de Formularios de Consentimiento y Liberación de Responsabilidad en esta aplicación de cada organización trabajando juntos para realizar Camp Erin.  El Formulario de Eluna es largo y ha sido escrito por abogados con términos legales.  Para su ayuda, hemos incluido un resumen de este Formulario con un lenguaje más claro para que entienda lo que está firmando.

 

El Formulario de Consentimiento y Liberación de Eluna no proporciona un lugar para marcar si usted NO autoriza el uso de fotografías de su niño(a) del fin de semana de Camp Erin.  Si usted NO quiere que las fotos de su niño(a) sean usadas con propósitos de publicidad, puede escribir NO FOTOGRAFIAS en la última caja de comentarios que se llama “Detalles adicionales, use solo como es indicado.”

 

  1.  Una vez, haya respondido a todas las preguntas requeridas, podrá finalizar la aplicación al presionar el boton de “submit”.   Cuando haya sido enviada su aplicacion, le devolveremos un correo electronico con un enlace para terminar el proceso de envío.

  2. Cuando hayamos recibido su aplicación, la Directora Clínica, Leah Schwartz, se comunicará con usted para agendar una reunión para usted y su niño(a). 

  3.  Necesitamos dos fotografías, que podrá enviar por correo electrónico a evac@caringmatters.org  

    1. Una foto de su ser querido

    2. Una foto de su niño(a)

 

Si tiene alguna pregunta, no dude en comunicarse con Eva Cowen, al 301-869-4673 o escribirle un correo electronico a:  evac@caringmatters.org.

CaringMatters

518 S. Frederick Ave.

Gaithersburg, MD 20877

301-869-HOPE (4673)
301-990-4909 (fax)

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